JPK-Core Abilities Text Book Level 1 美容行业的导读:
读完本章后,我们再来重点式研究这里所学到的知识对我们从事美容行业的关系与影响!
Ø 从事美容业就要留意任何对美容相关的讯息情报,懂得运用信息者将会从中创造许多的财富
Ø 美容院内文件工作其实不少,要懂得如何妥善处理与安排
核心技术第一级培训教材
标题: 讯息的储存与管理
课程目标:
指导学员识别不同的讯息类型,并且将其分门别类的储存的正式方式
1. 对讯息的需求
(a)目的
(b)数量
(c)品质
(d)时间(何时)
(e)人物(谁)
2. 讯息的功能
(a)作出决断的参考
(b)制定策略的参考
(c)解决问题
(d)分配职责
(e)行为管理
(f)资源管理
3. 讯息的识别与分类
a. 简章
b. 报告
c. 一手,二手
d. 非文字类型 (报表,图表)
e. 正式或非正式
4. 讯息资源
以下的皆是讯息的资源 :
a. 书本,报刊杂志
b. 来自他人
c. 图书馆 (电子或非电子)
d. 图表
e. 数据库
f. 个人之留意
g. 个人或组织文件库
印刷讯息资源 | 非印刷讯息资源 |
报告 | 会议 |
文件夹 | 电话沟通 |
书信 | 拜访 |
备忘录 | 讨论 |
报刊杂志 | 发表会 |
布告板 | 说明会 |
说明书 |
5. 讯息的处理
(a)确认讯息的位置
(b)确认讯息的适应性
(c)确认讯息的真实性
(d)确认以正确的方式来记录
6. 如何令讯息正式合法化
讯息类别 | 合法化单位 |
工作准则 | 组织领导班子 |
操作法则 | 相关单位 |
新闻 | 新闻的来源 |
报告 | 制作该报告者 |
会议报告 | 书记部/会议记录者 |
薪金报表 | 会计管理部 |
专门报告 | 专家 |
7. 文件管理的目的
(a) 作为永久性的储存
(b) 作为参考或考察
(c) 作为公共读物
(d) 作为报告的资源
(e) 作为储备
8. 共同使用的信息
共同信息可分为以下两项 :
A: 区别讯息的重要性
(a) 必须要
(b) 应该要
(c) 如有会更好
B: 区别讯息的相关性
(a)非常关系
(b) 有关系
(c) 较少关系
9. 讯息的守则
a) 公开性
b) 非公开性
c) 不可滥用
d) 借用文件讯息必须跟随手续
e) 限定时间内回归原主
f) 只用于公事上
g) 不将内容拆取出来
10. 文件的分类
可采用以下的方法将文件整齐分类,以便找寻
A) 文字顺序先后来分类
以该文件的首个英文字母来决定排序,是最常用的方式
B) 数字顺序先后来分类
以该文件的首个数字先后来决定排序,也是个理想的常用的方式
C) 按照项目来分类
以该文件属于哪个项目来决定分类排序的方式
D) 文字加数字来分类
是同时以文件的文字再加上数目字来分类的方法.
11. 放置文件的方式
A) 抽屉式柜
B) 直排式柜
C) 横排式柜
12. 文件管理的安全措施
a) 适当的室内温度
b) 考量风扇的位置
c) 拥有灭火器材
d) 停电时注意火原
e) 采用分层架子
f) 消防水喉的位置
g) 相关钥匙的持有人
h) 租借文件夹:
较大的团体难免会因某些需要而向不同部门租借文件夹,请遵守以下的程序
· 租借者姓名
· 文件名称
· 租借的单位名称
· 租借日期
· 归还日期
· 签字
i) 限制人员: 意味该文件指允许有关人员使用,非授权者不得采用
j) 不擅自取出文件夹的文件
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